Die Effizienz in Verwaltungsprozessen spielt eine entscheidende Rolle. Unternehmen und Organisationen suchen nach Wegen, ihre Abläufe zu optimieren, Kosten zu senken und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zu steigern. Digitalisierung kann Abhilfe schaffen, wenn sie richtig ein- und umgesetzt wird. Ein Beispiel für erfolgreiche Digitalisierung in Aktion ist das Projekt «ÖKK Smartform» – ein digitales Personaldossier, entwickelt von uns, dem 08EINS Softwarehaus, in Zusammenarbeit mit der ÖKK Krankenversicherung. Heute blicken wir hinter die Kulissen und erzählen die Geschichte dieses innovativen Projekts.
Papierkrieg und ineffiziente Prozesse
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in der Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens. Täglich landen Berge von Formularen und Dokumenten auf Ihrem Schreibtisch – Urlaubsanträge, Krankmeldungen und vieles mehr. Jede dieser Aufgaben erfordert das manuelle Ausfüllen, Prüfen und Archivieren von Papierdokumenten. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch fehleranfällig und frustrierend.
Die ÖKK erkannte dieses Problem und beauftragte 08EINS Softwarehaus mit der Entwicklung einer Lösung, die den administrativen Aufwand minimiert und die Effizienz steigert. Die Vision: Ein digitales Personaldossier, das sämtliche Personalprozesse automatisiert und der Papierflut ein für alle Mal ein Ende bereitet.
Überblick schaffen und Vision kreieren
Am Anfang eines jeden Projektes steht beim 08EINS Softwarehaus eine umfassende Analyse, um Verständnis für die Bedürfnisse und Herausforderungen des Kunden zu schaffen. Es wurde gemeinsam mit ÖKK die Anforderungen und Ziele an das neue System definiert. Im Vordergrund stand dabei, eine benutzerfreundliche und flexible Lösung zu schaffen, die den Arbeitsalltag der Personalabteilungen nachhaltig verbessert.
Das Ergebnis war die Konzeption von «ÖKK Smartform» – ein digitales Personaldossier, das automatisierte administrative Prozesse ermöglicht. Mit Smartform können Formulare digitalisiert und Personalprozesse automatisiert werden, was Zeit und Ressourcen spart. Doch wie funktioniert das genau?
Die Lösung im Detail
Formulare digitalisieren:
Ein wesentlicher Bestandteil von Smartform ist die Digitalisierung von Formularen. Physische Dokumente werden sofort gescannt und digitalisiert, wodurch das wiederholte Ausfüllen von Formularen entfällt. Über eine intuitive Administrationsoberfläche können Unternehmen die Positionierung der Datenfelder auf den Vorlagen festlegen. Einmal erfasst, können die Daten mehrfach genutzt werden – schnell, einfach und unkompliziert.
Personalprozesse automatisieren:
Smartform bietet übersichtliche Personalakten und macht Routinearbeiten effizienter. Absenzen, Krankmeldungen und Unfallmeldungen können nun digital erfasst und direkt an HR zur Prüfung weitergeleitet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote erheblich.
Integration weiterer Partner:
Partner wie KLARA und SUVA wurden integriert. Dies ermöglicht ein lückenloses Absenzenmanagement, bei dem Unfallmeldungen direkt über Smartform erfasst und bearbeitet werden können. Die Zusammenarbeit mit der SUVA stellt sicher, dass die Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Daten sicher übermittelt werden.
Die technische Umsetzung: Moderne Technologien für maximale Sicherheit
Die technische Umsetzung von Smartform basiert auf modernen Technologien wie Node.js, Angular und MySQL. Diese Wahl garantiert nicht nur eine hohe Performance und Skalierbarkeit, sondern auch eine benutzerfreundliche Oberfläche und schnelle Reaktionszeiten.
Ein zentraler Aspekt bei der Entwicklung von Smartform war der Datenschutz. Mit Serverstandorten in der Schweiz und einer starken Verschlüsselung der Daten stellen wir sicher, dass alle persönlichen Informationen jederzeit geschützt sind. Dies ist insbesondere im Bereich der Krankenversicherung und der Personalverwaltung von grosser Wichtigkeit.
Der Entwicklungsprozess: Agiles Vorgehen nach Scrum
Die Entwicklung von Smartform erfolgte nach der agilen Methode Scrum. Dieses iterative Vorgehen ermöglichte es dem Team von 08EINS, flexibel auf Änderungen und neue Anforderungen zu reagieren. In regelmässigen Sprints wurden Funktionen entwickelt, getestet und verbessert, bis das Endprodukt den hohen Anforderungen von ÖKK und 08EINS entsprach.
Unser Fazit
Das Projekt «ÖKK Smartform» zeigt, wie Digitalisierung in der Praxis aussehen kann. Durch die enge Zusammenarbeit von 08EINS und ÖKK entstand eine Lösung, die den Arbeitsalltag in der Personalverwaltung verebessert. Automatisierte Prozesse, digitale Formulare und eine benutzerfreundliche Oberfläche tragen dazu bei, dass Unternehmen effizienter und zukunftsorientierter arbeiten können.
Möchten auch Sie Ihre Personalprozesse optimieren und von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf und erfahren Sie, wie 08EINS Softwarehaus auch Ihr Unternehmen in die digitale Zukunft führen kann.
