Das Wichtigste in Kürze:
- Herausforderung: Das alte Intranet im See-Spital Horgen war veraltet, schwer zugänglich und nicht tagesaktuell – besonders für die Mitarbeitenden ohne Computerzugang.
- Entscheidung: Die Napoleon Team-App überzeugte durch einfache Nutzung, mobiles Arbeiten, ein starkes Preis-Leistungs-Verhältnis und Anpassungsfähigkeit.
- Vorteile: Tagesaktuelle Kommunikation, mehr Diversität durch dezentrale Inhalte und bessere Verfügbarkeit für alle Mitarbeitenden.
- Datenschutz: Die App erfüllt höchste Sicherheitsstandards, ist in der Schweiz gehostet und von anderen Spitalsystemen getrennt.
- Learnings aus dem Prozess: Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und die Akzeptanz neuer Lösungen zu fördern.
Im hektischen Alltag eines Spitals ist effiziente Kommunikation essenziell. Wie können wichtige Informationen schnell und zuverlässig an Mitarbeitende weitergegeben werden, die überwiegend direkt am Patienten arbeiten und selten Zugang zu einem Computer haben?
Das See-Spital Horgen hat diese Herausforderung mit der Einführung der Napoleon Team-App erfolgreich gemeistert. Wir haben mit Melanie Roche, Leiterin Kommunikation und Marketing, über die Einführung, die Umsetzung und die Vorteile der App gesprochen. Sie gibt Einblicke in die Transformation der internen Kommunikation und verrät, was andere Organisationen von diesem Prozess lernen können.
Softwarehaus: Welche Herausforderungen im See-Spital haben dazu geführt, dass eine neue Lösung gesucht wurde?
Melanie Roche: Am See-Spital hatten wir eine sehr alte Lösung im Einsatz, die noch auf der Technik der vorhergehenden Webseite basierte, welche bereits vor vier Jahren durch eine neue ersetzt wurde. Zudem kam die Schwierigkeit der Aktualität hinzu. In der früheren Intranetversion hatten wir nicht die Möglichkeit, tagesaktuell zu informieren. Die NEWS, wie sie vorher hiessen, erschienen nur alle 14 Tage – und bekanntlich sind in der heutigen Zeit zwei Wochen alte Informationen bereits überholt oder veraltet. So haben wir die unübersichtliche Startseite als Informationsquelle genutzt. Das Intranet war zudem nur schwer von aussen zugänglich. Da wir über 700 von 1000 Mitarbeitende im Einsatz haben, die direkt am Patienten bzw. an der Patientin arbeiten und kaum an einem Computer sitzen, kam die zusätzliche Herausforderung hinzu, möglichst viele Mitarbeitende mit wichtigen, internen Informationen zu erreichen.
Welche Kriterien waren bei der Wahl einer neuen Kommunikationslösung besonders wichtig, und warum fiel die Entscheidung auf die Napoleon Team-App?
Wir hatten ein Intranetprojekt gestartet, das 12 Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen und Funktionen umfasste. In einem ersten Schritt haben wir eruiert, welche Funktionen beim alten Intranet fehlten und welche gewünscht werden. Mit diesen Erkenntnissen aus den verschiedenen Bereichen haben wir uns auf die Suche nach geeigneten Systemen gemacht. Aus dem Projektteam stachen folgende Kriterien hervor: klare, einfache Übersicht, Gemeinschaft und positives Stärken, bessere Verfügbarkeit auch von ausserhalb des Spitals, das System soll motivierend und spielerisch aufgebaut sein und über eine Suchfunktion für das gesamte System verfügen. Die Evaluierung umfasste mehrere Systeme. Die Napoleon App kam aus folgenden Gründen schlussendlich zum Einsatz: sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, einfache Nutzung, Verfügbarkeit als App für ortsunabhängige Informationsbeschaffung und ein offenes Team für mögliche technische Erweiterungen.
Wie hat die Napoleon Team-App den Alltag Eures Teams verändert? Gibt es spezifische Prozesse, die heute dank der App effizienter ablaufen?
Die Hauptveränderung liegt in der Tagesaktualität. Wir können sofort und übersichtlich kommunizieren, sobald die Information raus muss. Weiter haben wir Abteilungen hinzugefügt, die ebenfalls selbst bestimmt Informationen hochladen können – das war früher nicht der Fall, das bringt eine Diversität in den Informationen und Quellen.
Ihr arbeitet in einem Spital, wo Datenschutz, aber auch schnelle Informationswege entscheidend sind. Gab es hier einen Faktor bei der Implementierung von Napoleon, der für euch besonders wichtig war?
Wir brauchten eine Lösung, die in der Schweiz gehosted wird und den hohen Sicherheitsstandards eines Spitals entsprach. Weiterhin musste sie von den Umsystemen getrennt sein, und auf keinen Fall durften oder dürfen Patient*innendaten darauf gespeichert werden.
Gab es bei der Einführung der App Herausforderungen oder besondere Lernprozesse, die ihr durchlaufen habt?
Es gab mehrere Herausforderungen. Wie erreicht man in einem Spital alle Mitarbeitenden mit der Information, dass es ein neues internes Kommunikationssystem gibt. Zudem traten auch bei der Implementierung grössere Herausforderungen auf. Die Mitarbeitenden waren nicht besonders technikaffin, und so haben wir im Laufe der Zeit mögliche Schwierigkeiten bei der Nutzung identifiziert und konnten die Mitarbeitenden beim Onboarding besser unterstützen. Zu guter Letzt kam auch das Thema Holschuld ins Spiel. Früher erhielten die Mitarbeitenden alle 14 Tage eine aktive E-Mail mit den relevanten Informationen. Dies fehlte zu Beginn relativ vielen.
Welches Feedback bekommt ihr aus den verschiedenen Abteilungen zu Napoleon? Gibt es bestimmte Funktionen, die die Mitarbeitenden besonders schätzen?
Die Modernität von Napoleon kommt gut an. Teilweise bestehen etwas schwierigkeiten mit der Nutzungsumstellung.
Abschliessend gefragt: Was würdest du anderen Organisationen in einer ähnlichen Situation empfehlen, die vor der Entscheidung für eine Kommunikationslösung stehen?
Aus meiner Sicht ist das frühe mit einbeziehen der Mitarbeitenden sehr wichtig. In der Marketing- und Kommunikationsabteilung sitzen wir nur am PC und können uns nicht in die Lage einer Person z. B. in der Küche, der Pflege oder im Operationssaal versetzen. Ich fand die Erkenntnisse über Prozesse, Tagesabläufe und mögliche Informationsquellen und -zeiten eine sehr wichtige Grundlage für die Eruierung nach dem richtigen System.
Sind Sie bereit, Ihre interne Kommunikation zu optimieren?
Die Erfahrungen des See-Spitals Horgen zeigen, wie die Napoleon Team-App den Arbeitsalltag erleichtert und Mitarbeitende besser vernetzt. Sind Sie auch auf der Suche nach einer effizienten, sicheren und flexiblen Kommunikationslösung, die genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten ist? Das 08EINS Softwarehaus ist gerne für Sie da. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
